Depunere

Serviciul nostru de depunere este larg:

Poate fi recomandabil să depozitați documente neordonate în arhive: atunci când sortați și organizați materiale organizate în fișiere și genoterme stocate în birou, este necesar să asigurați recuperarea.

Efectuăm procedura de casare în întregime, selectăm documentele care pot fi casate, indiferent dacă arhiva este aranjată sau chiar dacă documentele nesortate trebuie să fie sortate și sortate.

Prin organizarea necorespunzătoare a înregistrărilor, arhivelor, a recuperării și chiar a costurilor de stocare, pot fi reduse mai eficient.

Înainte de a începe sarcina, vom discuta cu partenerul nostru liniile directoare de reglementare și aspectele de recuperare. Dacă este necesar, dacă organizația nu o are deja, vom pregăti și Planul lor de arhivare.

În timpul activității de sortare, fișierul este împărțit în trei grupe principale:

1. Documente care necesită păstrare pentru o perioadă specificată din punct de vedere administrativ

(de exemplu, documente legate de producție, administrare, reglementări financiare și contabile sau salarizare).

2. Documente permanente de importanță decisivă în istoria companiei.

În cazul organizațiilor de serviciu public, acestea vor fi predate arhivelor. În alte cazuri, includem aici documentele companiei (de exemplu, documente de fondare, reorganizare, copie a titlului semnăturii, planuri ale imobilelor), care nu pot fi eliminate la o dată ulterioară, este necesar să se asigure păstrarea lor perpetuă.
În cazul documentelor care trebuie păstrate specificate în primele două puncte, sortarea poate avea loc: pe unități organizaționale, după tipul de document, după identificatorul „de la până la”, în ordine cronologică. În timpul sortării, creăm un registru electronic de înregistrări, al cărui conținut este: numărul de identificare a casetei, numele înregistrării, ID-ul înregistrării (de la la) sau crearea înregistrării (interval), perioada de păstrare, anul de eliminare. ).

3. Documente de unică folosință: documente cu o perioadă de păstrare care au expirat conform Planului de arhivă, copii duplicate, note de creion, care sunt trimise pentru distrugere.

Pregătim Protocolul de casare și lista documentelor de pe documentele pregătite pentru casare, pe care le considerăm acceptate după o inspecție comună și semnarea aprobării, precum și aprobarea arhivelor.
Odată aprobate, documentele aruncate pot fi distruse. DWS efectuează distrugerea documentelor aprobate pentru casare și transportul acestora pentru distrugere pe baza comenzii relevante a Clientului.

În timpul decontării documentelor, dacă apare și este necesar, vom efectua administrarea continuă la Arhivele competente.