Costuri în cer

Orice schimbare tehnologică sau inovație am face la compania noastră, apare imediat întrebarea: ce impact vor avea aceste schimbări asupra bugetului IT?.

Datorită dezvoltării tehnologice rapide și a mai multor caracteristici digitale ca niciodată, posibilitățile de aplicare a noilor tehnologii sunt practic nelimitate. Întrucât satisfacerea nevoilor utilizatorilor de afaceri pune o povară grea asupra managerilor IT, probabilitatea ca deciziile eronate să ridice costurile către cer crește semnificativ.

Minda Zetlin, angajată a CIO.com, i-a întrebat pe șefii profesioniștilor în IT care au găsit cele mai frecvente greșeli comise la planificarea unui buget IT.

Trecerea la nor fără adaptare
- Întâlnesc o mulțime de oameni care cred că cloud-ul costă mai mult în timp decât infrastructura internă. Migrarea către cloud nu este o strategie de optimizare a costurilor în sine, dar poate face parte din aceasta, a declarat James Anderson, director și analist la Gartner. - Multe organizații se mută în cloud datorită beneficiilor care depășesc economiile de costuri sau urmează o strategie „cloud primar”. Cu toate acestea, experții spun că, dacă migrăm în cloud pentru a reduce cheltuielile, trebuie să ne gândim cu atenție la modul în care.

- Dacă sunt un operator IT tradițional, se recomandă mutarea tuturor serverelor în cloud, dar această abordare este probabil să coste mai mult în majoritatea cazurilor decât să rămâi în centrul de date, deoarece nu profită de ce operațiuni bazate pe cloud au fost inventate pentru, adică cerințele de resurse Potrivit lui Mark Sami, vicepreședinte al transformării digitale la SPR. - Cu toate acestea, dacă se face bine, crearea unei infrastructuri ca serviciu (IaaS) poate contribui la reducerea costurilor și la îmbunătățirea disponibilității, mai ales atunci când nevoile noastre de capacitate variază foarte mult.

Totuși, aici este o mică umflătură. Pentru majoritatea organizațiilor, valorificarea scalabilității infrastructurii cloud înseamnă schimbarea aplicațiilor.

- Într-un centru de date, de exemplu, plătim pentru șase procesoare în toate condițiile, în timp ce în cloud avem capacitatea de a scări în sus și în jos, dar probabil nu avem expertiza internă pentru a regla acest lucru, spune Michael Cantor, Park Place Technologies CIO pentru întreținerea hardware a centrului de date.

Migrarea către SaaS fără planificare
De multe ori are mai mult sens să treceți la utilizarea aplicațiilor software ca serviciu (SaaS) decât să vă mutați în cloud. În plus, furnizorii de software oferă în mod constant mai multe caracteristici în versiunea SaaS a aplicațiilor lor decât în versiunea licențiată, iar clienții SaaS primesc actualizări funcționale și corecții mai des.

Cu toate acestea, întrebarea este: aplicațiile SaaS costă mai puțin decât versiunile licențiate? - Depinde unde ne uităm. Dacă cinci servere au fost supravegheate anterior de către inginerii de rețea, acestea nu vor mai fi necesare după mutarea în cloud, dar acest cost a fost evident inclus în taxa pentru utilizarea cloud-ului. Cu toate acestea, nu trebuie să gestionez acești oameni. Nu sunt sigur ce soluție este mai ieftină ”, subliniază Yvonne Scott, directorul de informații pentru contabilitate și consultanță al lui Crove. În orice caz, SaaS poate duce la economii semnificative pentru companiile mai mici, cu foarte puțini angajați IT, adaugă el.

O altă diferență între SaaS și software-ul licențiat este că taxele lunare de abonament pot fi contabilizate mai degrabă ca o cheltuială de operare decât ca un cost al capitalului.

Pentru a ține sub control costurile SaaS, este recomandabil să ne gândim cu atenție la ce tip de contract încheiem cu furnizorul de servicii, recomandă experții. - Este important să mențineți potențialul de creștere a prețurilor la un nivel minim. Este foarte bine să realizăm că nu vor crește prețurile timp de doi sau trei ani. Este chiar bine dacă creșterea prețului este legată de un indice de preț de consum de 2-3% sau de câțiva ani, recomandă Brad Whitehall, CIO al furnizorului multinațional de uniforme UniFirst. „Merită, de asemenea, să clarificăm ce se întâmplă dacă decidem să plecăm”. Cât costă să obținem datele noastre și cât durează să le obținem? Desigur, atunci când se utilizează construcția SaaS, terminarea înseamnă că nu vom mai putea folosi software-ul, acest lucru trebuie luat în considerare și la planificare.

Shadow Informatics fără permisiune
Este o provocare majoră astăzi pentru managerii IT să urmărească și să controleze toate cheltuielile tehnologice atunci când angajații se abonează la aplicațiile SaaS cu propriile cărți de credit și furnizorii caută utilizatorii de afaceri ocolind direct departamentul IT. Toți CIO intervievați au recunoscut că există un anumit grad de shadow computing la companie. În același timp, fac tot posibilul să păstreze controlul, inclusiv oferind soluții alternative pentru a înlocui produsele cumpărate de angajați.

Potrivit lui Cantor, indiferent dacă un anumit produs sau serviciu este inclus sau nu în bugetul IT, este responsabilitatea CIO să aducă banii la locul potrivit la momentul potrivit. Există o serie de instrumente de monitorizare care pot fi utilizate pentru a determina încotro se îndreaptă traficul de rețea, cum ar fi utilizarea neautorizată a AWS.

Cu toate acestea, cel mai eficient mod de a reduce IT-ul obținut este ca CIO să colaboreze cu alți lideri de departamente și de afaceri pentru a se asigura că vor furniza sau cel puțin asistență instrumente pentru a satisface nevoile utilizatorilor.

- Lucrăm cu departamentul de finanțe, astfel încât să respingă angajații care doresc să cheltuiască pentru ceva care este împotriva reglementărilor interne ", raportează Scott despre cabinetul său. „Dar fiecare ne poate spune de ce are nevoie”. Le spunem că vom folosi acest produs, dacă nu vi se potrivește, reveniți și spuneți-ne. În 99 la sută din cazuri, nu suntem contactați, adaugă specialistul.

Actualizări fără pluginuri
Pare ușor să scăpați de orice lucru care nu adaugă valoare companiei noastre, dar pentru majoritatea directorilor IT, aceasta este cea mai mare provocare. Cu toate acestea, conform opiniei unanime a CIO-urilor intervievați, eficientizarea, consolidarea și eliminarea continuă a mediului IT de la componentele care nu produc valoare este o luptă care merită cu siguranță luptată.

Sentara Healthcare, o organizație nonprofit care operează 12 spitale și 300 de centre de îngrijire, a decis să reducă cheltuielile cu tehnologia cu 20% și să mute infrastructura IT complet în cloud în doi ani, relatează Michael Reagin CIO. O altă inițiativă la scară largă este simplificarea portofoliului de aplicații al companiei. La începutul proiectului, Sentara avea 1.600 de aplicații, acum deținute la 1.000, cu un obiectiv final de 800.

- Am pus întrebarea: există o aplicație pe alt sistem care poate îndeplini 80% din această sarcină? Nu are rost să folosești o mulțime de programe, așa că merită să scapi de ele în timp ce le relocezi pe altele ”, își prezintă Reagin modul său de lucru. Secretul este că punem această întrebare în mod regulat, deoarece furnizorii de software adaugă în mod constant noi caracteristici produselor lor care au fost implementate anterior cu pluginuri externe. De exemplu, la Sentara, sistemul de evidență medicală a inclus 100 de aplicații adăugate atunci când profesioniștii din IT au examinat-o ca parte a unui proiect lean.

- Acum cinci, șase, șapte ani, aceste funcții nu erau disponibile în sistemul de bază, dar fac acum parte din software, așa că 70 dintre aplicațiile adăugate nu mai erau necesare, relatează Reagin. De asemenea, profesionistul va încerca să îi determine pe utilizatori să renunțe la aplicațiile vechi preferate. El spune că dacă cumpărăm un software, scăpăm de cel puțin două vechi. În majoritatea cazurilor, această metodă duce la rezultate.