Date neutilizate la companii

Există încă o cantitate uriașă de informații despre companii în documente text și prezentări, grafică, e-mailuri, fișiere audio, videoclipuri, site-uri web și diverse software de birou. Clasificarea datelor ca nestructurate nu înseamnă că lipsesc în orice ordine, ci mai degrabă că nu se încadrează într-o bază de date sau nu fac parte din modelul de date relaționale al companiei.

Datele stocate în afara bazei de date reprezintă cea mai importantă parte a tuturor informațiilor corporative. Datorită abundenței de date și conținut nestructurat, lucrătorii din cunoștințe sunt excluși din informațiile de care ar avea nevoie pentru a funcționa productiv. Exemple de astfel de documente nestructurate includ cererile de împrumut, cererile de asigurare, testele studenților sau formularele de cerere de locuri de muncă. Aceste informații pe suport de hârtie trebuie introduse în sistemele de afaceri, dar de multe ori rămân nestructurate.

Provocarea

Nu numai că există o mulțime de date nestructurate în organizații, crearea de noi date nu a fost niciodată atât de împărtășită, iar aceste informații se mișcă din ce în ce mai repede între rețele și dispozitive de stocare.

Monitorizarea datelor nestructurate este extrem de importantă dacă o companie dorește să crească eficiența - precum și să reducă costurile de stocare și conformitate. Această sarcină a fost dureroasă până acum, datorită timpului, resurselor și costurilor semnificative necesare pentru introducerea, procesarea și organizarea manuală a unor cantități uriașe de date. În plus, acest proces nu este doar consumator de timp, ci și predispus la erori.

Această lucrare nu va fi mai ușoară singură. În ciuda celor mai bune eforturi de a pune în cușcă o fiară nestructurată, cantitatea de acest tip de date este în creștere. Analiștii Gartner estimează că datele nestructurate vor crește enorm cu 800% în următorii cinci ani.

Aceasta este o adevărată provocare pentru organizațiile care doresc să își automatizeze și să înțeleagă mai bine afacerea lor, doresc să exploreze ceea ce ne rezervă viitorul și să răspundă rapid la riscuri și oportunități. Dacă companiile nu au software-ul potrivit pentru a se pregăti pentru aceste probleme de gestionare a conținutului, este timpul să începeți să faceți ceva în acest sens.

Abordarea „Digitizează totul”

Pentru a înrăutăți lucrurile, multe dintre procesele companiei sunt în mintea angajaților ca informații nestructurate și nu există o abordare sistematică a intrării, supravegherii, comunicării, măsurării și dezvoltării. Atunci când procesele de muncă în sine nu sunt structurate, comportamentul zilnic al angajaților este lipsit de coerență și eficiență.

Pentru multe companii, răspunsul reflexiv la această situație este să încerce să digitalizeze toate informațiile și să le stocheze pentru păstrare. Cu toate acestea, acest lucru nu rezolvă problema datelor nestructurate și poate chiar agrava situația. Dacă aceste informații nu sunt etichetate și catalogate în mod corespunzător, conținutul pe care îl introduceți va trebui să fie răsfoit manual ori de câte ori cineva dorește să găsească ceva.

În mediul actual bazat pe informații, modul în care procesăm datele critice ne poate construi sau chiar distruge afacerea. Dacă o facem bine, vom găsi aur. O introducere de date proastă și putem pierde timp, bani, clienți. Prin urmare, este esențial să obțineți informațiile corecte și să le furnizați persoanelor potrivite, la momentul potrivit, în formatul potrivit.

Eliminarea datelor nestructurate

Un element vital este introducerea inteligenței și automatizării în procesul de introducere a datelor. Apoi, în loc să crească și mai mult setul de date nestructurate, documentele sunt organizate pe baza conținutului lor, iar informațiile critice sunt evidențiate, validate și integrate perfect în aplicațiile de bază și în fluxurile de lucru pe baza contextului său.

Introducerea de date inteligentă de înaltă precizie transformă datele nestructurate într-o singură lovitură. Ca atare, devine parte a unui model de date care poate fi indexat și integrat.

În plus, acest proces poate fi realizat la punctul de introducere a datelor, chiar și în medii distribuite. Devine posibilă crearea unei soluții de introducere, procesare, distribuire, stocare și recuperare a informațiilor de la cap la cap. Aceasta rezolvă problema datelor nestructurate într-un mod precis, automat și inteligent.

Concluzie

Implementată corect și fără probleme, această abordare va face posibilă transformarea proceselor costisitoare, predispuse la erori, în operațiuni simplificate, generatoare de venituri și operațiuni cu valoare adăugată. Prin automatizarea acestor procese, personalul are mai mult timp pentru activitățile care contează cu adevărat - pentru a crește veniturile afacerii și satisfacția clienților.

În mod similar, reducerea cantității de informații nestructurate în cadrul unei companii facilitează extragerea valorii adăugate din conținut. Nu numai că procedurile și fluxurile de lucru vor fi mai automatizate, dar va fi, de asemenea, posibil să găsiți, să vizualizați și să analizați conținutul în silozurile corporative.